Grunddaten der Unterweisung erfassen
Tragen Sie Unternehmen, Bereich oder Abteilung, Datum, Uhrzeit oder Dauer, die unterweisende Person und deren Funktion ein. Ergänzen Sie außerdem den konkreten Anlass der Unterweisung.
Kostenlose ausfüllbare Vorlage
Unterweisungsnachweis für Beschäftigte
Vorlage PDF
01
Durchgeführte Arbeitsschutzunterweisungen nachvollziehbar dokumentieren
Eine Unterweisung ist erst dann sauber dokumentiert, wenn nachvollziehbar festgehalten wurde, wann sie stattgefunden hat, wer sie durchgeführt hat, welche Inhalte behandelt wurden und welche Beschäftigten teilgenommen haben.
Diese ausfüllbare Vorlage unterstützt Sie dabei, eine tatsächlich durchgeführte Arbeitsschutzunterweisung strukturiert zu dokumentieren. Neben den grundlegenden Angaben zur Unterweisung können auch Anlass, wesentliche Inhalte, verwendete Unterlagen, praktische Demonstrationen oder Übungen sowie offene Punkte und notwendige Nachschulungen festgehalten werden.
Die Vorlage eignet sich für unterschiedliche Unterweisungsanlässe – beispielsweise Erstunterweisungen, jährliche Wiederholungen, Änderungen von Tätigkeiten, neue Arbeitsmittel, neue Gefahrstoffe oder Unterweisungen nach Unfällen und Beinaheunfällen.
Praxis-Anleitung
So verwenden Sie den Unterweisungsnachweis
Dokumentieren Sie nur Inhalte, die tatsächlich unterwiesen wurden. Der Nachweis sollte immer zur konkreten Tätigkeit, zum Arbeitsbereich und zu den vorhandenen Gefährdungen passen.
Anlass der Unterweisung auswählen
Dokumentieren Sie, warum die Unterweisung durchgeführt wurde. Mögliche Anlässe sind beispielsweise eine Erstunterweisung, die jährliche Wiederholung, eine Änderung der Tätigkeit, neue Arbeitsmittel oder Technologien, ein Unfall oder Beinaheunfall, neue Gefahrstoffe oder eine neue Betriebsanweisung.
Wesentliche Unterweisungsinhalte festhalten
Beschreiben Sie die Themen und Inhalte, die tatsächlich behandelt wurden. Die Angaben sollten arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen sein und sich an den konkreten Gefährdungen und Schutzmaßnahmen im Betrieb orientieren.
Verwendete Unterlagen dokumentieren
Halten Sie fest, welche Unterlagen für die Unterweisung verwendet wurden. Dazu können Betriebsanweisungen, Herstellerinformationen, Sicherheitsdatenblätter, interne Arbeitsanweisungen oder andere betriebliche Dokumente gehören.
Praktische Demonstrationen und Übungen festhalten
Dokumentieren Sie, wenn sichere Arbeitsweisen, Schutzmaßnahmen oder der Umgang mit Arbeitsmitteln praktisch gezeigt oder geübt wurden. Dies kann besonders bei Maschinen, persönlicher Schutzausrüstung oder Notfallmaßnahmen sinnvoll sein.
Verständnis und offene Punkte dokumentieren
Halten Sie fest, ob Rückfragen beantwortet und das Verständnis überprüft wurden. Dokumentieren Sie außerdem, ob eine Nachschulung erforderlich ist oder noch offene Punkte bestehen.
Teilnehmende bestätigen lassen
Erfassen Sie abschließend die teilnehmenden Beschäftigten mit Name, Bereich oder Funktion und der vorgesehenen Bestätigung. Die Vorlage bietet dafür Platz für bis zu 14 Personen.
02
Das ist enthalten
Unternehmen und Bereich oder Abteilung
Datum sowie Uhrzeit oder Dauer der Unterweisung
Unterweisende Person und Funktion
Freies Feld für den Anlass der Unterweisung
Erstunterweisung oder Einstellung
Jährliche Wiederholungsunterweisung
Änderung der Tätigkeit
Neue Arbeitsmittel oder neue Technologie
Unterweisung nach Unfall oder Beinaheunfall
Neue oder geänderte Gefahrstoffe
Neue Betriebsanweisung
Sonstiger Unterweisungsanlass
Freies Feld für Unterweisungsthemen und wesentliche Inhalte
Dokumentation verwendeter Unterlagen und Betriebsanweisungen
Dokumentation praktischer Demonstrationen oder Übungen
Rückfragen und Verständniskontrolle
Dokumentation notwendiger Nachschulungen
Dokumentation offener Punkte
Teilnehmerliste für bis zu 14 Personen
Bereich oder Funktion der Teilnehmenden
Unterschrift oder Bestätigung der Teilnahme
Kostenloser Download
Unterweisungsnachweis für Beschäftigte kostenlos herunterladen
Laden Sie die ausfüllbare PDF-Vorlage kostenlos herunter und dokumentieren Sie durchgeführte Arbeitsschutzunterweisungen, behandelte Inhalte, verwendete Unterlagen und die teilnehmenden Beschäftigten nachvollziehbar.
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Stand 09.07.2026
Version 1.0
Prüfung Nicht gekennzeichnet
03
Warum dieser Unterweisungsnachweis die Dokumentation erleichtert
Klare Dokumentation einer tatsächlich durchgeführten Unterweisung
Unternehmen, Bereich, Datum und Dauer übersichtlich erfassbar
Unterweisende Person und Funktion dokumentierbar
Verschiedene Unterweisungsanlässe direkt auswählbar
Wesentliche Unterweisungsinhalte frei dokumentierbar
Verwendete Betriebsanweisungen und Herstellerinformationen festhaltbar
Praktische Demonstrationen und Übungen dokumentierbar
Rückfragen und Verständniskontrolle als eigener Bestandteil vorgesehen
Erforderliche Nachschulungen können festgehalten werden
Offene Punkte lassen sich nachvollziehbar dokumentieren
Teilnehmerliste für bis zu 14 Personen enthalten
Bereich oder Funktion der Teilnehmenden erfassbar
Unterschrift oder Bestätigung der Teilnahme vorgesehen
Digital ausfüllbar und direkt im Betrieb einsetzbar
Hinweis
Diese Vorlage dient als praktische Arbeitshilfe zur Dokumentation einer tatsächlich durchgeführten Arbeitsschutzunterweisung. Sie ersetzt weder die Ermittlung der erforderlichen Unterweisungsinhalte noch die fachgerechte Durchführung der Unterweisung.
Inhalte, Umfang und Ausgestaltung müssen sich an den konkreten Tätigkeiten, Gefährdungen, Arbeitsmitteln und betrieblichen Bedingungen orientieren. Soweit Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter, Herstellerinformationen oder weitere tätigkeitsbezogene Vorgaben relevant sind, müssen diese in die Unterweisung einbezogen werden.
Der Nachweis sollte nur Inhalte und Teilnehmende dokumentieren, die der tatsächlich durchgeführten Unterweisung entsprechen. Die Verantwortung für Organisation, Durchführung und Dokumentation geeigneter Unterweisungen verbleibt beim Arbeitgeber bzw. bei den hierfür verantwortlichen Personen.
Inhalte, Umfang und Ausgestaltung müssen sich an den konkreten Tätigkeiten, Gefährdungen, Arbeitsmitteln und betrieblichen Bedingungen orientieren. Soweit Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter, Herstellerinformationen oder weitere tätigkeitsbezogene Vorgaben relevant sind, müssen diese in die Unterweisung einbezogen werden.
Der Nachweis sollte nur Inhalte und Teilnehmende dokumentieren, die der tatsächlich durchgeführten Unterweisung entsprechen. Die Verantwortung für Organisation, Durchführung und Dokumentation geeigneter Unterweisungen verbleibt beim Arbeitgeber bzw. bei den hierfür verantwortlichen Personen.
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Unterweisungen im Betrieb sauber dokumentieren
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